Arbeiten mit IMAP-Ordnerstrukturen

Vorbemerkung

Innerhalb von IMAP-Postfächern können im Gegensatz zu POP3-Konten auch Ordnerstrukturen angelegt werden.
Für das Anlegen dieser Ordnerstrukturen gelten bestimmte Regeln. Es sind grundsätzlich zwei Ordnertypen zu unterscheiden.

  • Ordner die Unterordner enthalten können
  • Ordner die E-Mails enthalten können

Ordner die Unterordner enthalten können

Ordner dieses Typs können ausschließlich Unterordner enthalten. Das zusätzliche Ablegen von E-Mails innerhalb dieses Ordners ist nicht möglich.

Ordner die E-Mails enthalten können

Ordner dieses Typs können ausschließlich E-Mails enthalten. Das zusätzliche Anlegen von weiteren Unterordnern ist nicht möglich.

Für die Verwaltung der Ordnerstruktur verwenden Sie das E-Mail-Programm „Thunderbird“ oder ein alternatives E-Mail-Programm, welches mit IMAP-Ordnern und Postfächern umgehen kann.

Bei der Verwendung von Outlook ist mit Einschränkungen bei der Erzeugung der entsprechenden Ordnertypen zu rechnen. Tests haben ergeben, dass aktuelle Outlook-Versionen keine IMAP-Ordner erstellen können die Unterordner enthalten sollen und innerhalb des IMAP-Postfachs auf dem IMAP-Server gespeichert werden. Hier werden diese Ordner stattdessen auf dem lokalen Rechner abgelegt.

Erzeugen von Ordnern innerhalb eines IMAP-Postfachs mit „Thunderbird“

Starten Sie „Thunderbird“ und verzweigen Sie innerhalb der Menüstruktur in die Konto-Einstellungen. Wählen Sie das Menü „Extras“.

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Wählen Sie „Konten-Einstellungen“.

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In der linken Spalte finden Sie die angelegten IMAP-Konten und ihre Einstellungen. Wählen Sie das jeweilige Konto aus und verzweigen Sie in die Sektion „Server-Einstellungen“.

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Wählen Sie dann im Detailbereich (rechts) ebenfalls in der Sektion „Server-Einstellungen“ die Schaltfläche „Erweitert“.

Deaktivieren Sie die Option „Server unterstützt Ordner, die Unterordner und Nachrichten enthalten“.

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Speichern Sie die Änderung ab und verlassen Sie das Menü „Konten-Einstellungen“ wieder.

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Jetzt können Sie innerhalb des IMAP-Postfachs Ordnerstrukturen mit beiden Ordnertypen anlegen.

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Wählen Sie das IMAP-Postfach aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dem Namen des IMAP-Postfachs. Wählen Sie im folgenden Dialog „Neuer Ordner“.

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Geben Sie im Dialog den Namen des neuen Ordners an. Sie können alternativ auswählen, welches der übergeordnete Ordner sein soll.

Wichtig beim Anlegen eines neuen Ordners ist der Ordnertyp. Wenn Sie einen Ordner anlegen möchten der seinerseits nur Unterordner enthält, dann wählen Sie den Typ „Nur Ordner“. Sie können innerhalb dieses Ordners dann ausschließlich Unterordner erzeugen. E-Mails können Sie hier nicht ablegen.

Diese Auswahlmöglichkeit der Ordnertypen erhalten Sie erst durch das Deaktivieren der Option „Server unterstützt Ordner, die Unterordner und Nachrichten enthalten“, beschrieben weiter vorn in dieser Anleitung. Anderenfalls können Sie nur Ordner anlegen die E-Mails enthalten. Eine Ordnerstruktur können Sie dann nicht anlegen.

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Sie haben jetzt einen Ordner angelegt, der seinerseits Unterordner enthalten kann.

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Wir Erzeugen uns als Beispiel eine kleine Ordnerstruktur. Legen Sie einen weiteren Unterordner innerhalb des zuvor angelegten Ordners an.

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Vergeben Sie als Namen „2015“ für Angebot aus dem Jahr 2015. Wählen Sie auch hier als Ordnertyp „Nur Ordner“. Wir werden gleich einen weiteren Unterordner erzeugen der dann die eigentlichen E-Mails enthält.

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Nachdem wir eine kleine Ordnerstruktur und Unterordnern erzeugt haben werden wir zu Schluss einen Ordner erzeugen der unsere eigentlichen E-Mails enthält.

Erzeugen Sie nun einen Unterordner von Typ „Neue Nachrichten“.

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Sie sehen jetzt die angelegte Ordnerstruktur. Innerhalb von „Thunderbird“ können Sie sehr schön an der Farbe und dem Schriftgrad der Ordner erkennen, um welchen Ordnertyp es sich im Einzelnen handelt. Ordner die E-Mails enthalten können haben schwarze Schrift und sind nicht kursiv geschrieben.

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Sie haben auch die Möglichkeit via „Drag & Drop“ E-Mails und/oder ganze Ordner mit der Maus zwischen den entsprechenden Ordnern zu verschieben.

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Hier sehen Sie das Ergebnis dieser Operation.

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Das Verschieben ist natürlich auch nur für einzelne E-Mails möglich.

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Hier sehen Sie die Darstellung in Outlook.

Wundern Sie sich bitte nicht, wenn Outlook etwas länger benötigt, um die angelegten Ordner und Unterordner anzuzeigen. Es gibt bei der Verwendung von Outlook ebenfalls einige Einschränkungen beim Erzeugen von Ordnern. Dem Autor dieser Anleitung war es nicht möglich mit Outlook Ordner zu erzeugen, die ihrerseits Unterordner enthalten konnten. Möglicheiweise handelt es sich um eine Einschränkung dieses Produkts. Eine bestehende Ordnerstruktur können Sie aber anzeigen und auch E-Mails ablegen und verschieben. Wenn Sie alle Möglichkeiten nutzen möchten, dann sein Ihnen „Thunderbird“ als E-Mail-Programm empfohlen. Es gibt natürlich noch weitere E-Mail-Programme die ebenfalls gut mit IMAP-Postfächern umgehen können.

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