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E-Mail-Archivierung

Was ist SX-MailArchiv?

SX-MailArchive ist eine Komplettlösung aus Hardware, Betriebssystem und vorinstallierter E-Mail-Archivierungssoftware.

Warum rechtskonforme E-Mail-Archivierung?

E-Mail-Archivierung ist Pflicht

E-Mail-Kommunikation wird gesetzlich mittlerweile genauso behandelt wie Briefpost. Daher gelten auch hier die entsprechenden Vorschriften, etwa bezüglich Postgeheimnis, Datenschutz und Buchführungspflicht.

Vorgänge wie Aufbewahren, Löschen und Wiederherstellen von E-Mails müssen allerdings nicht nur gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Immer häufiger werden sie auch zu einem unternehmenskritischen Prozess. Unternehmen wollen und müssen beweisfähig sein!

Die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung von E-Mails sind eindeutig. Sie finden sich wieder in der Zivilrechts- und Schuldrechtsreform im Jahre 2002, den Änderungen des Signatur- und des Umsatzsteuergesetzes sowie der Abgabenordnung (AO), vor allem aber in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Eine steuerlich und geschäftlich relevante E-Mail muss demnach wie ein Papierdokument aufbewahrt werden - in der Regel also zwischen 6 und 10 Jahren.

Herausforderung Rechtssicherheit

Auf der einen Seite fordert das deutsche Datenschutzgesetz einen sensiblen Umgang mit E-Mails, die an Mitarbeiter zugestellt werden. Auf der anderen Seite erfordern sowohl die Aufbewahrungsfristen der Steuergesetze als auch des Handelsgesetzbuches die langfristige, unveränderbare Aufbewahrung und Zuordnung zu einzelnen Vorgängen von steuerrelevanten Daten. Die Geschäftsführung kann für die Sicherheit der betriebswichtigen Daten und Systeme persönlich haftbar gemacht werden. Eine geordnete und jederzeit verfügbare Aufbewahrung der elektronischen Geschäftspost ist also auch aus Gründen der strategischen Rechtssicherheit unabdingbar, insbesondere, um das Unternehmen für eine etwaige juristische Auseinandersetzung beweisrechtlich abzusichern.
In allen Unternehmen sind E-Mails geschäftskritische Informationsträger und müssen daher aktiv vor Datenverlust und Manipulation geschützt werden, immer unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen.
Die E-Mail Kommunikation ist zudem eine der wenigen „prüfbaren“ und „nachvollziehbaren“ schriftlichen Kommunikationsmittel innerhalb des Unternehmens. Wie bei der Brief- oder Faxkommunikation werden auch per E-Mail geschäfts- und steuerrelevante Informationen empfangen und versandt. Der sichere Umgang mit diesem Informations- und Datenfluss ist daher die erste und wichtigste Herausforderung für jeden Geschäftsführer und Unternehmer.

Rechtskonforme und datenschutzgerechte E-Mail Archivierung

Mit SX-MailArchive können alle zurzeit gültigen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden, ebenso die Datenschutzbestimmungen. Ob eine Betriebsvereinbarung vorhanden ist oder nicht, mit der E-Mail-Archivierung von XnetSolutions können die Anforderungen über den Standard hinaus auch individuell angepasst werden.
Alle Nachrichten werden verschlüsselt abgelegt. Sie sind während des Aufbewahrungszeitraums unveränderbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Gemäß rechtlich geltenden Aufbewahrungsfristen sind sie darüber hinaus auch nicht löschbar. Der Zugang zum System erfolgt nach dem Vier-Augen-Prinzip. Sämtliche Zugriffe und Suchabfragen werden protokolliert. SX-MailArchive archiviert sowohl ein- als auch ausgehende E-Mails nach Schlüsselwörtern. Dabei werden zum Beispiel steuerrelevante E-Mails automatisch erkannt und gesondert im Archiv gekennzeichnet. Bei einer Steuerprüfung werden somit auch nur die steuerrelevanten E-Mails an die prüfende Behörde weitergegeben. Unterstützt wird dieser Vorgang durch die integrierte IDEA-Schnittstelle. Die Schlüsselwort-Liste wird vorkonfiguriert geliefert und kann per Web-Oberfläche vom Kunden individuell administriert und erweitert werden. Der modulare Aufbau von SX-MailArchive ermöglicht optional weitere Filterkriterien.

E-Mails blitzschnell finden und wiederherstellen

Dank der komfortablen und leistungsstarken Suchfunktionen lassen sich aufbewahrte E-Mails auch aus großen E-Mail Volumina binnen Sekundenbruchteilen auffinden und bei Bedarf rasch wiederherstellen. Hilfreich ist hier beispielsweise die Volltextsuche auch innerhalb von Anhängen. Die Suche erfolgt dabei ausschließlich innerhalb des SX-MailArchive und belastet somit nicht den Mailserver.

Datenschutz und Datensicherheit

Den Anforderungen des Datenschutzes wird SX-MailArchive durch den Einsatz der Verschlüsselung mit Prüfsumme und Passwortschutz gerecht. Die erstellten Archive können ausschließlich von ihren Besitzern eingesehen werden. Das 4-Augen-Prinzip und die klare Rollenverteilung schützt die Daten vor dem ungewollten Zugriff Dritter.
Daten können somit weder verändert noch manipuliert werden.
Die gesamte E-Mail Kommunikation ist für autorisierte Personen jederzeit transparent und nachvollziehbar. Viele „typische“ Probleme gehören mit SX-MailArchive der Vergangenheit an, etwa Verluste durch unvorsichtiges Löschen, Systemwechsel oder das Entfernen ganzer Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen.

Funktionsumfang

Unterstützung für E-Mail-Server

  • Betrieb unabhängig der vorhandenen Hardware, E-Mail-Server und Betriebssysteme

Funktionen

  • Suche und Wiederherstellung archivierter E-Mails und Anlagen
  • Volltextsuche (E-Mails, Anhänge), sowie verfeinerte Suche
  • 4-Augen-Prinzip
  • Zugriff auf die archivierten Daten nur durch den User selbst oder über 4 Augen Prinzip
  • Nicht relevante E-Mails (z.B. CTI Meldungen) können ausgefiltert werden.
  • Automatisierte Kennzeichnung von GoBD relevanten E-Mails nach erweiterbarer Stichwortliste
  • Filtern von privaten E-Mails durch den User
  • Integrierter Virus- und Spamfilter im Relaymodus
  • Einhaltung der rechtlichen Anforderungen der GoBD
  • Datenschutzgerechte E-Mail-Archivierung möglich
  • Beweisfähigkeit bei Rechtsstreitigkeiten möglich
  • Hashwert zur Prüfung der Echtheit archivierter E-Mails
  • Einlesen bestehender EML-/PST-Files möglich
  • Rollenbasierte Rechteverwaltung
  • LDAP/ADS- Anbindung
  • Zugriff per Webbrowser
  • Keine Client-Installationen notwendig

Administration

  • Web-basierte Administrationsoberfläche
  • Übersichtliche Verwaltung
  • Ausgefeiltes 4-Augen-Prinzip schützt Systemadministratoren vor ungerechtfertigten Vorwürfen bzgl. Zugriff auf E-Mail-Inhalte
  • Automatische Updates per Mausklick
  • Integrierte Backup-Funktionalität
  • Integrierte Restore-Funktionalität
  • Einfache Inbetriebnahme

Anbindung externer Speicher

  • NFS mit NFS-Freigabe/ iSCSI-Protokoll

Sonstiges

  • Alle E-Mails werden archiviert.
  • Steuerprüfer erhält auf Anforderung jedoch nur Zugriff auf GoBD relevante E-Mails.
  • Ausnahmen können definiert werden
  • bei Ausfall des Mailservers sind alle archivierten E-Mails weiterhin verfügbar
  • 24 Monate Gewährleistung
  • Software-Updates inkl. Telefonsupport
  • Speicheroptimierte Archivierung
  • Unbegrenzte Archivgröße durch partielle Auslagerung auf externe Speichermedien möglich
  • LDAP/ADS-Authentifizierung oder lokale Authentifizierung
  • Anhangsverlinkung im Relaymodus möglich
  • IDEA-Export
  • Mandantenfähigkeit optional

Schlagwortdurchsuchbare Datei-Formate

  • E-Mail, Text, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Rich Text Format, Adobe PDF, HTML

E-Mail-Clients

  • Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007 und 2010
  • Microsoft Outlook Express und Windows Mail
  • Mozilla Thunderbird und SeaMonkey
  • PST, EML und andere Dateien
  • Clientless durch webbasierte Bedienungsoberfläche